Ein Plädoyer für die Daten

Daten und Prozess gehören zusammenDaten und IT gehören irgendwie zusammen. Wenn mit Daten etwas nicht stimmt, wird bei der IT nachgefragt, was denn los sei. Aber sind Daten wirklich eine Sache der IT?

Blicken wir einmal zurück in eine Zeit als es noch keine Computer gab. Das ist noch gar nicht so lange her. Damals gab es schon eine Buchhaltung, ein Lagerwesen und eine Produktionsplanung. Die dazugehörenden Prozesse liefen zwar etwas anders ab als mit den heutigen Möglichkeiten, die Prozesse gab es aber schon. Und auch ohne elektronische Datenverarbeitung spielten in diesen Prozessen Daten eine wichtige Rolle. Daten – damals nannte man sie auch Akten oder Bücher – waren das Mittel um Informationen zwischen Prozessen auszutauschen. Wenn Ware in ein Lager eingebracht wurde, wurde ein Bestand erhöht. Wenn die Ware entnommen wurde, wurde wieder ausgebucht. Die Daten waren enorm wichtig und wurden sehr sorgsam gepflegt. Denn ohne Daten konnten die Prozesse nicht funktionieren.

Mit dem Aufkommen der elektronischen Datenverarbeitung wurden die Daten plötzlich zu etwas Abstraktem, etwas das man nicht mehr richtig greifen konnte. Die Daten verschwanden aus den Aktenschränken und wanderten in die Datenbanken der IT. Man konnte sie über Masken „pflegen“. Eine sorgfältige Schrift war nicht mehr erforderlich. Auch ein bedachter Umgang waren nicht mehr so wichtig, da die Systeme teils automatisch Prüfungen auf Plausibilität vornahmen. In Berichten konnte man dann ganz tolle Auswertungen sehen. Damit fand auch eine Art „Entfremdung“ von den Daten statt. Die Daten gehörten plötzlich der IT. Dabei sind Daten heute mehr denn je das Material, auf das unsere Prozesse aufbauen. Und die Prozesse sind immer noch das, was ein Unternehmen tut um für seine Kunden Werte zu schaffen.

Die Qualität der Daten spielt leider oft erst bei der Ablösung von IT-Systemen eine wichtige Rolle. Dann werden die Daten aus der Versenkung hervorgeholt und genau angeschaut. Denn das neue System mit seinen neuen Prozessen muss auch mit den alten Daten umgehen können, bzw. mit neuen Daten, die aus den alten generiert werden. Überraschungen bleiben meist nicht aus. Doppelte Datensätze oder zweckentfremdete Befüllung von Datenfeldern sind die häufigsten Mängel. Besonders kritisch wird es, wenn Daten redundant in unterschiedlichen Systemen vorkommen. Nicht umsonst hat diese Woche die Deutsche Bank einen neuen Chief Data Officer ernannt, der sich um die Datenqualität kümmern soll.

Datenqualität wird häufig als ein Problem der IT angesehen. Dabei stellt die IT nur die Mängel fest und zeigt auf, dass etwas nicht stimmt. Die IT hat aber eigentlich keine Probleme mit den Daten. Sie kann sie nur nicht für die neuen Prozesse einsetzen. Das Problem haben die Fachabteilungen.

Die Prozessorientierung war enorm wichtig, um das engstirnige Silo-Denken zu durchbrechen, das sich an einzelnen EDV-Systemen orientiert hatte. Endlich wurden übergreifende Vorgänge im Ganzen betrachtet. Leider wurden dabei die Daten noch weiter in den Hintergrund gedrängt. Die meisten Methoden zur Darstellung von Prozessabläufen erlauben es zwar, die Nutzung von Daten/Dokumenten mit einzelnen Prozessschritten zu verknüpfen. Daraus ergibt sich jedoch kein zusammenhängendes Bild und dies wird der Bedeutung der Daten auch nicht gerecht. Datenmodelle wiederum zeigen nur die Struktur von Daten. Es fehlt der Bezug zu den Aufgaben und Tätigkeiten, für die Sie genutzt werden.

Dabei gibt es eine Methode, die Funktionalität und Daten in einen Zusammenhang bringt  und zusätzlich sehr übersichtliche und verständliche Darstellungen möglich macht. Dies sind die Blockdiagramme der Fundamental Modeling Concepts (FMC), die seit einiger Zeit auch Bestandteil des Technical Architecture Modeling (TAM) der SAP sind.

Ausschnitt BauplanIch nutze diese Darstellungsmethode nicht nur im technischen Bereich, sondern auch sehr gerne um Baupläne von Unternehmen zu zeichnen. Genauer gesagt sind es Baupläne des operativen Geschäftsmodells von Unternehmen. Darin sieht man die Funktionalitäten, die das Unternehmen innerhalb seiner Prozesse leisten muss. Und man sieht welche Daten wo erzeugt, gebraucht oder geändert werden. Die Darstellung ist sehr intuitiv und kann ohne große Erklärung verstanden werden. Das macht sie zu einem tollen Werkzeug für die Kommunikation in Projekten. Sie ist kein Ersatz für die Prozessmodelle, sondern ergänzt diese durch einen zusätzlichen Blickwinkel. Sie macht es möglich, Prozesse und Daten zusammen zu betrachten. Denn Daten bringen nur im Zusammenhang von Prozessen einen Nutzen und Geschäftsprozesse können ohne Daten nicht funktionieren.

Probieren Sie es doch einfach einmal aus! Ein Beispiel finden Sie hier zum Download:

Referenzmodell eines Produktionsunternehmen (85.9 KiB, 218 downloads)

Was halten Sie davon? Können Sie sich vorstellen, solche Baupläne in Ihren Projekten einzusetzen? Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.


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