Business Analyse / Systemanalyse

Um diese Fragen geht es:

Was braucht Ihr Geschäft wirklich?
Wie laufen Ihre Prozesse und wie sollen sie in Zukunft ablaufen?
Was sollen Ihre Prozesse im Ergebnis gewährleisten?
Wie sollen Ihre Prozesse durch digitale Technik unterstützt werden?
Wie sollen die in die Prozesse eingebundenen Menschen durch digitale Technik unterstützt werden?
Welche Anforderungen ergeben sich daraus an die Technik?
Was bedeutet dies für Ihre Mitarbeiter? Was müssen Sie alles beachten und wie sieht der Business Case aus?

Mit der Erfassung der Anforderungen werden bereits am Anfang Ihres Projektes Weichen für den Erfolg gestellt. Fehler, die man hier vermeidet, müssen später nicht teuer korrigiert werden.

Erfolgreiche Digitalisierung erfordert nicht nur klare Anforderungen an die digitale Technik. Vorgelagert sind die Anforderungen an die Prozesse und die Organisation in Ihrem Unternehmen, die sich auch Wandeln muss. Und vergessen Sie nicht die Menschen, die die Veränderung mitmachen müssen.

Die Business Analyse beginne ich mit dem systematischen Abfragen und Erfassen der Erwartungshaltungen. Diese gilt es aufeinander abzustimmen, zu detaillieren und präzise und klar zu beschrieben. Dabei wird schnell eine hohe Komplexität erreicht. Wurden die Auswirkungen der Anforderungen umfänglich verstanden? Sind alle wichtigen Sonderfälle beschrieben? Gibt es Widersprüche in den Anforderungen? Werden Begriffe eindeutig verwendet?

Mit grafischen Visualisierungen helfe ich Ihren Fachbereichen hinter komplizierten Anforderungslisten Strukturen und Zusammenhänge zu erkennen. Das gemeinsame Verständnis hilft zu beurteilen, was wirklich gebraucht wird. Und nur dafür sollten Sie Geld ausgeben.

Fallbeispiele

Aufgabe:	Wie vermieden wir, dass ähnliche Lösungen immer wieder neu entwickelt werden und wertvolle Ressourcen binden?
Ausgangssituation:	Für einen Geschäftsvorgang, der von mehreren konzerninternen Einheiten genutzt wurde, wurden mehrere Systeme eingesetzt. Für jedes System gab es einen Product Owner, der den zuständigen IT-Dienstleister steuerte. Anforderungen wurden von den konzerninternen Kunden direkt mit den Product Ownern besprochen und in die Entwicklung geleitet. Es fehlte eine zentrale Koordination der Anforderungen.
Problem:	Lösungen wurden meist zu speziell auf den Bedarf eines einzelnen Auftraggebers ausgerichtet und mussten später mit erhöhtem Aufwand erweitert und umgebaut werden.
Lösung:	Als direkter Ansprechpartner führte ich eine Vorklärung der Anforderungen durch und half dem Kunden die Qualität seiner Anforderungen zu verbessern, sich auf seinen Bedarf zu fokussieren und nicht auf die technischen Details. Gemeinsam mit den Product Ownern wurden dann Lösungsvorschläge entwickelt und umgesetzt.
Ergebnis:	Die so entwickelten Lösungsvorschläge waren flexibler und langfristig tragfähiger. Zu erwartende Wünsche andere Kunden wurden vorbereitet oder sogar schon mit umgesetzt, was zu einer Kostenreduzierung führte.

Aufgabe:	Wie erhalten wir möglichst passende und gut vergleichbare Angebote auf ein komplexes Lastenheft?
Ausgangssituation:	Für den Einstieg in ein neues Geschäftsfeld sollte eine neue IT-Lösung die geplanten Geschäftsprozesse unterstützen. Hierfür wurde von einem Team von mehreren Personen ein umfangreiches Lastenheft (> 300 Seiten) erarbeitet. Dieses sollte in einer Ausschreibung an mehrere Anbieter verteilt werden.
Problem:	Die beteiligten Personen bearbeiteten aus Zeitgründen parallel unterschiedliche Geschäftsprozesse und leiteten daraus die Anforderungen ab. Es bestand das Risiko, dass das Lastenheft qualitative Mängel aufwies, die diese Personen aufgrund ihres umfangreichen Hintergrundwissens selber nicht mehr erkennen konnten.
Lösung:	Ein Review des Lastenheftes, Aufwand < 10 Tage
Ergebnis:	Die vorhandenen Prozesspläne wurden durch Übersichtsdiagramme ergänzt, die es den Anbietern möglich machten, die einzelnen Prozesse in einem Gesamtkontext zu verstehen. Insgesamt wurden die einleitenden Texte ausführlicher gestaltet. Inkonsistente Verwendungen von Begriffen wurden bereinigt. Die Formulierung der Anforderungen wurde vereinheitlicht. Widersprüche wurden aufgedeckt, Unklarheiten als Fragen an das Erstellungsteam zurückgemeldet. Durch diese qualitätsverbessernden Maßnahmen konnten aufwändige Nachfragen der Anbieter minimiert werden.

Aufgabe:	Wie steuern wir die Einführung eines neuen ERP Systems und die Umsetzung zentral vorgegebener Prozesse?
Ausgangssituation:	In einem weltweit agierenden Unternehmen werden die bestehenden Implementierungen einer ERP Systems durch ein neues zentrales ERP System abgelöst. Die neuen Prozesse werden zentral vorgegeben und sind in den Landesgesellschaften umzusetzen.
Problem:	Die zentral vorgegebenen Prozesse sind teilweise nicht konform mit den länderspezifischen Vorschriften. Die gelieferten Prozessdiagramme sind in sich nicht konsistent. Es stehen viele Maßnahmen an, die teilweise vom Management entschieden werden müssen. Die zu beherrschenden Abhängigkeiten sind komplex und kaum zu durchschauen.
Lösung:	Für die vielfältigen Informationseinheiten wurde eine Struktur erarbeitet, wie diese erfasst und wie die Abhängigkeiten abgebildet werden. Die Erfassung erfolgte in einem speziellen Modellierungswerkzeug. Es wurden Berichte entwickelt, die zu jedem Prozess alle mit zu beachtenden Informationen verfügbar machten.
Ergebnis:	Die Inkonsistenzen in den Prozessmodellen wurden bei der Erfassung erkannt und bereinigt. Durch zusätzliche Übersichtsdiagramme konnten Unstimmigkeiten erkannt werden. Alle zu steuernden Maßnahmen wurden in dem Modellierungswerkzeug zentral erfasst und mit den Prozessen verknüpft. Die Vorbereitung von Meetings vereinfachte sich drastisch. Mit den vorbereiteten Berichten konnten auf Knopfdruck alle für Abstimmungsmeetings erforderlichen Informationen zusammengestellt werden.

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